|
Stg. Maatschappelijke Opvang 's-Hertogenbosch
Project:
Hosted Voice-over-IP (VoIP) 5 vestigingen
Disciplines:
De heer Bouwman van SMO aan het woord:
Managed Voice helpt SMO Den Bosch vooruit
De Stichting Maatschappelijke Opvang (SMO)’s-Hertogenbosch e.o. verzorgt opvang voor mensen, die tijdelijk een dak boven hun hoofd moeten missen in de Brabantse hoofdstad en omstreken. Verspreid over vier locaties in ’s-Hertogenbosch biedt SMO ’s-Hertogenbosch kwetsbare groepen een bed, bad, brood en individuele begeleiding. Het gaat hierbij om opvang in crisissituaties, opvang voor dak- en thuislozen (waaronder jongeren van 17 tot 25 jaar), vrouwenopvang en vreemdelingenzorg.
Vijf aparte telefooncentrales
Begin 2010 heeft SMO ’s-Hertogenbosch de bestaande infrastructuur van traditionele telefoniecentrales vervangen door Managed Voice van Van den Broek Systemen. Deze hosted telefonie oplossing houdt in dat bedrijven gebruik maken van state-of-the art telefooncentrales en faciliteiten, die Voiceworks heeft gestationeerd op een goed beveiligde externe, centrale locatie. Beheerder Jan Bouwman van SMO ’s-Hertogenbosch is blij met de overgang. “Inclusief onze hoofdvestiging aan het Emmaplein, waar ondermeer de directie en stafmedewerkers gehuisvest zijn, hebben we vijf locaties in Den Bosch. Elk van deze locaties had een eigen telefooncentrale. Sommige hiervan waren echt aan het eind van de technische levensduur, waardoor de kwaliteit van het telefoonverkeer te wensen overliet. Soms leidde dit zelfs tot uitval.
Zoektocht in de jungle
Eind 2008 zijn wij vanuit de afdeling Beheer dan ook een onderzoek gestart naar de mogelijkheden om onze telefonische infrastructuur te vervangen. We hebben hierbij gekeken naar conventionele centrales, maar ook naar VoIP-oplossingen. Gezien onze plek in het sociale veld, zijn wij altijd op zoek naar mogelijkheden om kosten te besparen. VoIP zou hier natuurlijk mooi aan bij kunnen dragen. Aan de andere kant waren we nog niet zo bekend met VoIP.” Bouwman en zijn collega’s hebben zich vervolgens door een complexe materie moeten worstelen. “Als je beperkte kennis hebt op dat vlak, kom je in een ware jungle terecht.” In de zoektocht naar zekerheden vond Bouwman houvast bij een bevriende stichting en bij het bedrijf Van den Broek Systemen, dat mede is gespecialiseerd in de installatie van telecommunicatie-oplossingen.
Zekerheden vinden
“We zijn wezen kijken bij een andere zorginstelling, die reeds gebruik maakte van VoIP. Zij waren hier ronduit tevreden over. Dit heeft ons gesterkt in onze overtuiging dat VoIP ook voor ons een goed werkende oplossing kon zijn.” Waar de collega-zorginstelling voor telefonie gebruik maakte van VoIP in combinatie met een fysieke server van KPN op hun eigen locatie, was één van de eisen van SMO ’s-Hertogenbosch dat zij zelf geen telefooncentrale meer in huis wilde. Bouwman: “Wij hadden al goede ervaringen met Van den Broek Systemen. En alhoewel ze zelf nog geen VoIP-oplossingen hadden geïmplementeerd, gaven ze er wel blijk van over kennis van zaken te beschikken.“ Van den Broek Systemen vond hierin een betrouwbare leverancier van VoIP-telefonie. Dit VoIP-platform is redundant ingericht en ronduit stabiel. Continuïteit is hierdoor verzekerd. “Onze contactpersoon bij Van den Broek Systemen, Cor van de Vorst, heeft, samen met enkele specilisten van het VoIP-platform, een demo bij ons op locatie gegeven. Dit heeft ons veel vertrouwen gegeven in de kwaliteit van de oplossing.”
Software afstemmen
Nadat Van den Broek Systemen begin 2009 de opdracht werd gegund, is een start gemaakt met de voorbereidingen voor de implementatie. Mede omdat de capaciteit van de bekabeling onvoldoende was, is de bekabeling aangepast. “In een eerder stadium was al duidelijk geworden dat de Windows 2000 software op onze PC’s niet compatible was met de software van een andere aanbieder van VoIP,” weet Bouwman. “Omdat Managed Voice buiten het bestaande netwerk om geïmplementeerd kon worden, gaf dit geen problemen in combinatie met Windows 2000.”
Forse besparing
De implementatie heeft SMO ’s-Hertogenbosch volgens van de Vorst van Van den Broek Systemen een flinke besparing opgeleverd. “Zowel qua infrastructuur als qua gesprekskosten bespaart men nu geld. Omdat het telefoonverkeer via internet loopt, konden verschillende lijnen vanuit de oude situatie worden opgezegd. En in tegenstelling tot in de oude situatie bellen alle medewerkers van SMO nu binnen hetzelfde netwerk, ongeacht de locatie. Omdat zij onderling gratis bellen, scheelt dit veel geld.” Naast de financiële besparing is Bouwman ook gelukkig met de vele gebruikersvoordelen, die Managed Voice met zich meebrengt. “Bij de centrale receptie hebben we nu een mooi visueel overzicht, waar onze receptioniste in één oogopslag kan zien wie er belt en wie van onze medewerkers zich heeft aangemeld. Het nieuwe systeem is een verademing in vergelijking met vroeger, toen onze receptioniste door alle doorschakelingen niet eens kon zien wie er belde.”
Meer overzicht en flexibiliteit
“En ongeacht op welke vestiging onze medewerkers op dat moment aanwezig zijn, zijn zij altijd onder hetzelfde interne nummer bereikbaar. Hun telefoonnummer nemen ze gewoon mee. Dat is ideaal. Daarnaast hebben we nu veel meer overzicht over het belpatroon van alle gebruikers. Bovendien monitort Van den Broek voor ons excessief belgedrag, waardoor we snel kunnen handelen bij eventueel misbruik. Dat is toch een geruststellende gedachte.” Sinds de implementatie van Managed Voice kan SMO veel zaken zelf beheren. “Als we een gebruiker toe willen voegen of bepaalde functionaliteit willen blokkeren, kunnen we dit nu zelf,” aldus Bouwman. “Vroeger waren we voor dat soort zaken afhankelijk van onze installateur.”
Veel extra functionaliteiten
De beheerder is enthousiast over de vele extra functionaliteiten van Managed Voice. Zo heeft SMO bijvoorbeeld de deurintercom geïntegreerd in de telefonie-omgeving. “Hierdoor kan onze receptioniste vanuit onze hoofdvestiging ook de toegangsdeuren van de vier andere locaties openen, als er zich een bezoeker meldt. We gebruiken nog lang niet alle mogelijkheden,” weet Bouwman, doelend op ondermeer de mogelijkheid om conference calls te plegen en camerabeveiliging te integreren. ”
Tevredenheid
Van den Broek Systemen heeft haar reputatie als totaalleverancier op alle fronten waargemaakt volgens Bouwman. “Zij hebben ons echt goed ondersteund. Van advies tot implementatie en service. Zelfs met het opzeggen van de oude lijnen hebben ze ons geholpen. We hebben er één aanspreekpunt en als er al eens een probleem is, wordt dit snel en goed verholpen. Wij stellen het ook zeer op prijs dat zij alle besparingsvoordelen aan ons hebben doorgegeven. Binnenkort starten wij weer onze jaarlijkse ronde met leveranciersbeoordelingen. Voor Van den Broek zit dat wel goed.”
|
|
